Importera dokument |
Rulla Föregående Upp Nästa Mer |
Beskrivning
Målet med importera dokument-dialogen är att göra det möjligt för användaren att importera
dokument till en huvudmapp på ett enkelt och effektivt sätt. Innan du utför importen kommer du
att kunna ändra inställningarna på dokumenten så att de kan importeras.
Importera
Importera markerade
Importerar de markerade dokumenten och applicerar de angivna inställningarna.
Importera alla
Importerar alla raderna och applicerar de angivna inställningarna
Skapa filstruktur
Skapa filstruktur
Anger om informationsobjekt ska skapas vid import på ett sådant sätt att informationsobjekt och
dokument speglar den ursprungliga filstrukturen. Knappen är enbart synlig när det är möjligt att
skapa en filstruktur.
Lägg till
Filer
Öppnar en Windows-dialog där användaren kan välja specifika filer att lägga in i dialogen.
Mappar kan inte läggas till med detta alternativ.
Katalog
Öppnar en Windows-dialog där användaren kan välja en specifik mapp att lägga till filer ifrån.
Filerna läggs till rekursivt, det vill säga filer i underliggande mappar läggs också till. Dialogen
kommer att ta filstrukturen och använda den för att skapa nya filnamn för filerna.
Exkludera filändelser
Definierar vilka filändelser som ska ignoreras när filer läggs till till gridden.
Radera
Radera
Den här knappen tar bort de valda raderna från dialogen.
Observera: Detta är inte detsamma som att använda Delete-knappen på tangentbordet.
Delete-knappen tar bort innehållet i valda celler i gridden medan Radera-knappen tar bort
hela rader.
Duplicerade filnamn
Tar bort rader med ett filnamn som redan används av ett annat dokument i databasen
Rader med fel
Tar bort rader som innehåller fel
Kopiera ursprunglig data
Filnamn till dokumentnummer
Ersätter dokumentnumret med det ursprungliga filnamnet
Filnamn till filnamn
Ersätter den nya sökvägen och filnamnet med det ursprungliga filnamnet
Sökväg till filnamn
Lägger till den ursprungliga sökvägen till början av det nya filnamnet om sökvägen inte redan
finns där
Sökväg och filnamn till filnamn
Ersätter det nya filnamnet med den ursprungliga sökvägen och filnamnet
Verktyg
Kör AutoDok
Den här knappen använder funktionaliteten från AutoDok till att sätta dokumentnummer och
blad för valda dokument.
Läs in dokumentegenskaper...
Hämtar dokumentegenskaper från filerna som ska importeras genom att använda den valda
egenskapskopplingen.
1. Lägg till en eller flera filer att importera
Välj antingen att manuellt sätta dokumentegenskapskopplingen i kolumnen dokumentkopplings-
grupp, eller fyll i typkod och variant för att få rätt dokumentegenskapskapsgrupp. De kan skapas
genom att använda den administrativa dialogen "Egenskapskoppling".
2. Tryck på "Läs in dokumentegenskaper"
Alla dokument kommer öppnas och skannas efter egenskaper som sedan skrivs in i respektive
kolumn.
Kontrollera Xrefs
Kontrollerar om Xrefs för dokumenten kommer att genomföras efter dokumentimporten.
Inställningar
Godkänn importerade (Toggle-knapp)
Om vald kommer de importerade dokumenten att godkännas. Du kan antingen fylla i
informationen (Godkänd, Godkänd datum) eller lämna kolumnerna tomma. Om du lämnar dem
tomma kommer dagens datum att användas som godkännandedatum.
Godkänd som
Anger användaren som godkänner de importerade dokumenten.
Godkännande notering
En godkännandenotering. Noteringen kan ses under historik på dokumentet.
Om vald kommer de importerade dokument som godkänns få en visningskopia genererad. Detta
alternativ appliceras inte på dokument som redan har en visningskopia.
PDF-filer som visningskopia
När detta alternativ är aktivt sparas PDF-dokument med samma namn som ett importerat
dokument ner som det dokumentets visningskopia istället för att importeras som ett separat
dokument. Användbart när man importerar dokument som ska godkännas.
Alternativ
Skapa XREF-relationer när man importerar DWG-filer
Aktivera för att skapa XREF-relationer i MasterConcept mellan dokument som länkar till varandra.
Hantering av bilagor till e-postfiler
Välj hur bilagor till epostmeddelanden ska hanteras. Bilagor kan ignoreras, importeras som
separata dokument och relateras till epostdokumentet eller läggas till som extrafiler till
epostdokumentet.
Läs standard-egenskaper från dokument
Applicerar funktionen Läs in dokumentegenskaper på de importerade dokumenten med den
förvalda egenskapskopplingen för den aktuella typen av dokument.
Importera dokumentet automatiskt om möjligt
Om dokumentet har tillräckligt med information importeras dokumentet direkt utan att
Importera dokument-dialogen öppnas. Inställningen används när dokument importeras
genom att man drar och släpper filer i trädvyn.
Importera endast vald filstruktur
När alternativet Skapa mappstruktur är aktiverat så används hela katalogstrukturen i
urvalet för att skapa upp en mappstruktur av informationsobjekt. Med den här inställningen
så begränsas skapandet av informationsobjekt till det som behövs för de dokument som
importeras.
Det betyder att tomma kataloger inte skapas som informationsobjekt.
Informationsobjektstyp att importera kataloger som
Här anges vilken typ av informationsobjekt som ska användas som mappar när alternativet
Skapa filstruktur är aktivt. Inställningen sparas i variabeln DOC_IMPORT_FOLDERTYPE.
Informationsobjektsfält att importera katalognamn som
Mappens namn sparas i fältet på informationsobjektet som anges här när importen skapar en
filstruktur av informationsobjekt.
Inställningen sparas i variabeln DOC_IMPORT_FOLDERFIELD. Är den inte satt så används den
första kolumenen som används som visningstext för den aktuella informationsobjektstypen.
Är ingen visningstext uppsatt så används fältet KEYA01.
Typkodsfilter
Filändelse
Om aktiverad visas endast typkoder tillgängliga för dokumentet.
Revittyp
Om aktiverad
Visas endast typkoder tillgängliga för dokumentets revit-typ.
Band
Dialogen har tre band. Dessa band grupperar all data efter dess funktion.
Namn |
Beskrivning |
Fil på disk |
Information om dokumentet såsom det var när det lades till. Data i det här bandet kan inte modifieras men i vissa fall kan den kopieras. |
Huvuddata |
Innehåller de kolumner som måste fyllas i för att en import ska kunna genomföras. |
Övrig data |
Innehåller extra information om dokumentet som inte är nödvändig för att en import ska kunna genomföras. I vissa fall läggs datan till av dialogen. Ett exempel på det är kolumnen "Skapad" som automatiskt får värdet för användarens kortnamn. |
Gemensamma beteckningar |
Här kan man slå upp befintliga objekt, och även använda t.ex. fyll ner för att koppla dokumenten man importerar till sin anläggning direkt. Fyller man i ett objekt som inte existerar får man en varning innan importen körs. |
Kolumner
Namn |
Beskrivning |
Sökväg |
Denna kolumn innehåller sökvägen till filen på disk. |
Har HIF-fil |
Den här kolumnen har en dokumentikon om den tillagda filen har en tillhörande HIF-fil. Om du dubbelklickar på ikonen öppnas din standardläsare HIF-filen. |
Typkod/Dokumenttyp |
Den typkod/dokumenttyp som det importerade dokumentet kommer att ha. |
Variant |
Den variant av den valda dokumenttypen som det importerade dokumentet kommer att ha. |
Dokumentnummer |
Det dokumentnummer som det importerade dokumentet kommer att ha. |
Blad |
Det blad som det importerade dokumentet kommer att ha. |
Nästa blad |
Det nästa blad som det importerade dokumentet kommer att ha. |
Filnamn |
Det nya filnamn som det importerade dokumentet kommer att ha. |
Huvudmapp
Dokumenten kommer att importeras till den här huvudmappen oavsett vilken huvudmapp som är den aktiva huvudmappen när importen sker.
Språk
Dokument som läggs till i dialogen kommer antas vara skrivna på detta språk. Detta värde
specifieras av variabeln DOC_LANGUAGE.
Detta värde specifierar vilket informationsobjekt som är "huvudobjekt" för dokumenten.
När dokumenten importeras kommer de att kopplas som barn till detta informationsobjekt.
Texten "<none>" indikerar att inget huvudobjekt har valts och att dokumenten därför inte
kommer kopplas till något informationsobjekt.
Variabler
Dessa variabler används av importdialogen.
Name |
Description |
Denna variabel används till att ladda vilka extra filer som ska importeras utöver huvudfilen. |
|
Denna variabel används till att ange typkoden för en tillagd fil. |
|
Denna variabel används till att ange vilket språk det tillagda dokumenten som standard anses vara skrivna i. |
|
Denna variabel används till att sätta vilket uppkopplingsläge dokumenten ska ha när de importerats. |
|
Denna variabel används till att sätta vilken revision dokumenten ska ha när de importerats. |
|
Denna variabel anger vilka filändelser som standard ska exkluderas från att läggas till till gridden. |
|
Filer med ett filnamn som startar med någon av dessa textsträngar kommer inte att läggas till i gridden. |
|
Ska dolda dokument undantas från att läggas till till gridden? |
|
Denna variabel anger vilken typ av informationsobjekt som ska representera mappar när en filstruktur skapas. |
|
Ska den ursprungliga filstrukturen återskapas med hjälp av informationsobjekt? |
|
Ska dialogen använda filnamnet som dokumentnummer när ett dokument som inte använder blad läggs till till gridden? |
|
Sparar inställningen för ribbonknappen PDF-filer som visningskopia |
|
Sparar inställningen för ribbonknappen Godkänn importerade |
Mailbilagor
Det finns tre sätt att hantera mailbilagor på när ett mail importeras.
•Ignorera bilagor
•Importera bilagor som individuella dokumentposter relaterade till e-postfilen
•Importera bilagor som extra filer till e-postfilen
Alternativen kan väljas i "alternativ-dialogen"
Inställningen kan bara ändras när importdialogen är tom.
Importera dokument från Windows filhanterare
Det är möjligt att importera dokument från Windows filhanterare genom att högerklicka på
filen och välja Send to/Skicka till.
