Beskrivning

Dialogen används till två ändamål; för att rensa raderade filer från de olika arkiven och för att exportera filerna i fråga, så att nya dokument kan skapas baserade på dessa.

Det finns en rollmodul som reglerar tillgång till den här dialogen. Se Roller.

Åtkomst

-Aktivera ribbonfliken Administration.

-Välj Arkiv/Dokumentpapperskorg.

 

 

Verktygsfält

Knappar

Verktygsfältet innehåller knapparna Spara, Uppdatera, Exportera alla, Radera alla, Förhandsgranska vid fokus, Stäng, Exportera och Radera.

Spara - raderar filerna som valts för radering genom någon av raderaknapparna.

Uppdatera - uppdaterar tabellen med de aktuella filerna i det valda arkivet som inte har något associerat dokument.

Exportera alla - öppnar en dialog där du kan välja vilken mapp du önskar exportera alla filer till.

Radera alla - markerar alla filer som visas i tabellen, för radering, de raderas dock inte förrän ändringarna sparas.

Förhandsgranska vid fokus - fönstret uppdateras med den för närvarande fokuserade filen varje gång fokus ändras. Denna funktion kan användas till att gå igenom filerna för att söka efter en specifik sådan.

Stäng - stänger dialogen.

Exportera - öppnar en dialog där du kan välja vilken mapp du önskar exportera filen till.

Radera - markerar filen och raderar den när ändringarna sparas.

Arkiv dropdown - används för att välja arkiv att arbeta med.

Tabellvy

Här visas alla filer i det valda arkivet som inte är associerade till någon dokumentpost i databasen. En fil förlorar sin dokumentpost när dokumentet raderas; däremot, i det här stadiet, raderas inte de associerade filerna för dokumentet. Så filerna för alla raderade dokument kommer att visas i den här dialogen tills dess att en administratör har använt denna dialog för att ta bort dem.

Alla poster som listas i tabellen är filer som är raderade av användarna; dialogen är ett sätt att återställa dem, eller att radera dem permanent.

Högerklicksmeny

Genom att högerklicka i tabellen, öppnar du den här menyn.

Förhandsgranska - visar den fokuserade filen i fönstret.

Förhandsgranska externt... - öppnar dokumentet med dess associerade applikation, dvs ett AutoCAD-dokument öppnas med AutoCAD, en Wordfil öppnas med Word etc. Var vänlig och lägg märke till att alla ändringar som görs i filerna i dessa applikationer, kommer att sparas till arkivet.

Exportera - öppnar en dialog där du kan välja vilken mapp du önskar exportera filen till.

Radera - markerar filen och raderar den när ändringarna sparas.

Förhandsgranskning

Fönstret kan visa en förhandsgranskning av innehåll från text-, Word-, Excel- och AutoCAD-filer för att underlätta att hitta en specifik fil eller för att förhandsgranska en fil innan den raderas. En fil förhandsgranskas antingen genom att man aktiverar “Förhandsgranska vid fokus" och sedan klickar på filen för att fokusera på den, eller genom att högerklicka på filen och välja "Förhandsgranska".